Câu hỏi: Công ty tôi có trường hợp mua vé máy bay cho nhân viên trong công ty để đi công tác và mua vé máy bay bằng thẻ tin dụng của cá nhân hoặc thẻ ATM, sau đó về thanh toán lại với công ty. Công ty có quy định trong quy chế tài chính là cá nhân đi công tác mua vé máy bay thanh toán bằng thẻ tín dụng của cá nhân hoặc thẻ ATM thì được công ty hoàn trả lại phí đó. Vậy chi phí mua vé này có được tính là chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN không?
Trả lời:
Theo Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định và hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN quy định:
“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng…”:
Theo điểm 8 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định:
“Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, giấy điều động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển”.
Ngoài ra, theo Công văn số 3997/TCT-DNL ngày 16/09/2014 của Tổng cục thuế trả lời:
“Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm: vé máy bay, thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ), các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của doanh nghiệp, quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp, chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân tham gia hành trình vận chuyển thì doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ nêu trên.”
Căn cứ vào các quy định trên thì:
* Nếu DN trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử, hồ sơ cần là:
– Hóa đơn;
– Vé máy bay điện tử;
– Thẻ lên máy bay (boarding pass) (trường hợp thu hồi được thẻ);
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;
– Giấy điều động đi công tác.
* Nếu DN giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với DN nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm:
– Vé máy bay;
– Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ);
– Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của doanh nghiệp, quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán chi phí vé máy bay bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp;
– Chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé;
– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.