Lựa chọn công ty dịch vụ kế toán phù hợp giúp doanh nghiệp kiểm soát sổ sách, thực hiện nghĩa vụ thuế và hạn chế rủi ro trong quá trình hoạt động. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng có chất lượng như nhau. Vậy doanh nghiệp cần dựa vào những tiêu chí nào để lựa chọn một công ty kế toán uy tín?
Vì sao doanh nghiệp cần lựa chọn công ty dịch vụ kế toán phù hợp?
Kế toán là một trong những hoạt động quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Từ việc tiếp nhận chứng từ, hạch toán nghiệp vụ, kê khai thuế đến lập báo cáo tài chính, mỗi công việc đều cần được thực hiện đúng quy trình và phù hợp với quy định hiện hành.
Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc xây dựng một phòng kế toán đầy đủ nhân sự có thể phát sinh nhiều khoản chi phí như tuyển dụng, tiền lương, bảo hiểm, phần mềm kế toán, đào tạo và quản lý nhân sự. Vì vậy, thuê ngoài kế toán là một phương án được nhiều doanh nghiệp cân nhắc.
Tuy nhiên, lựa chọn một công ty dịch vụ kế toán không đơn giản chỉ là tìm đơn vị có mức giá thấp. Chất lượng dịch vụ, kinh nghiệm chuyên môn, quy trình làm việc, khả năng tư vấn và trách nhiệm khi phát sinh vấn đề mới là những yếu tố có ảnh hưởng lâu dài đến doanh nghiệp.
Một đơn vị kế toán phù hợp cần hiểu được đặc thù hoạt động của doanh nghiệp, chủ động kiểm tra chứng từ, đối chiếu số liệu và thông báo khi phát hiện những vấn đề cần xử lý.
Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên đánh giá kỹ năng lực của đơn vị cung cấp dịch vụ dựa trên những tiêu chí cụ thể.
Những tiêu chí đánh giá công ty dịch vụ kế toán uy tín
Công ty dịch vụ kế toán phải có năng lực chuyên môn
Đây là tiêu chí đầu tiên và quan trọng nhất doanh nghiệp cần xem xét.
Kế toán doanh nghiệp không chỉ là công việc nhập số liệu vào phần mềm. Tùy theo lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn kho, tiền lương, tài sản cố định, hóa đơn và thuế.
Một công ty dịch vụ kế toán có đội ngũ chuyên môn tốt cần có khả năng hiểu bản chất của nghiệp vụ thay vì chỉ xử lý theo thông tin được cung cấp.
Doanh nghiệp nên tìm hiểu những gì?
Trước khi hợp tác, doanh nghiệp có thể tìm hiểu:
- Đơn vị đã hoạt động trong lĩnh vực kế toán bao lâu?
- Đội ngũ phụ trách có kinh nghiệm thực tế không?
- Có kinh nghiệm với ngành nghề của doanh nghiệp không?
- Ai là người trực tiếp phụ trách hồ sơ?
- Có quy trình kiểm tra và kiểm soát số liệu không?
- Có khả năng tư vấn khi phát sinh nghiệp vụ đặc biệt không?
Đặc biệt, doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, thương mại và dịch vụ có đặc thù kế toán khác nhau. Do đó, kinh nghiệm thực tế trong từng ngành nghề là một lợi thế đáng kể.
Phạm vi dịch vụ phải rõ ràng
Một trong những vấn đề doanh nghiệp thường gặp khi thuê ngoài kế toán là không xác định rõ phạm vi công việc ngay từ đầu.
Hai đơn vị cùng quảng cáo là “dịch vụ kế toán trọn gói” nhưng có thể cung cấp những đầu việc hoàn toàn khác nhau.
Những công việc thường có trong dịch vụ kế toán
Tùy từng gói dịch vụ, công việc có thể bao gồm:
- Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ.
- Hạch toán nghiệp vụ kế toán.
- Kê khai thuế định kỳ.
- Theo dõi và đối chiếu số liệu.
- Lập báo cáo tài chính.
- Tư vấn các vấn đề kế toán, thuế.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ quyết toán theo thỏa thuận.
Một số doanh nghiệp có nhu cầu chuyên sâu hơn như rà soát sổ sách, hoàn thiện chứng từ, kiểm tra số liệu trước quyết toán hoặc hỗ trợ giải trình.
Do đó, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cần yêu cầu công ty kế toán liệt kê cụ thể các công việc đã bao gồm trong gói dịch vụ.
Điều này giúp tránh tình trạng doanh nghiệp hiểu “trọn gói” là bao gồm tất cả trong khi thực tế một số công việc lại được tính phí riêng.
Quy trình làm việc chuyên nghiệp và minh bạch
Một công ty dịch vụ kế toán chuyên nghiệp cần có quy trình làm việc rõ ràng.
Quy trình cơ bản có thể gồm:
Tiếp nhận chứng từ → Kiểm tra → Hạch toán → Đối chiếu → Kê khai → Báo cáo → Lưu trữ → Tư vấn và xử lý phát sinh.
Điểm quan trọng là đơn vị kế toán không nên chỉ nhận chứng từ và nhập liệu.
Vì sao kiểm tra chứng từ quan trọng?
Một chứng từ được doanh nghiệp cung cấp có thể cần kiểm tra nhiều thông tin trước khi hạch toán. Nếu bỏ qua bước kiểm tra, những vấn đề tồn tại trong hồ sơ có thể tiếp tục được đưa vào hệ thống kế toán.
Ví dụ, khi phát sinh hóa đơn đầu vào, kế toán cần xem xét các thông tin liên quan và đối chiếu với nghiệp vụ thực tế của doanh nghiệp.
Khi số liệu ngân hàng không khớp với sổ kế toán, cần xác định nguyên nhân chênh lệch.
Khi hồ sơ chưa đầy đủ, doanh nghiệp cần được thông báo để bổ sung kịp thời.
Một quy trình kiểm soát tốt giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề sớm hơn và hạn chế việc dồn quá nhiều công việc vào cuối năm.
Báo giá phải minh bạch
Chi phí là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp tìm kiếm công ty dịch vụ kế toán. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên lựa chọn chỉ dựa vào mức giá thấp nhất.
Chi phí dịch vụ kế toán thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:
- Quy mô doanh nghiệp.
- Doanh thu.
- Lĩnh vực hoạt động.
- Số lượng hóa đơn, chứng từ.
- Số lượng lao động.
- Tình trạng sổ sách hiện tại.
- Khối lượng nghiệp vụ phát sinh.
- Phạm vi dịch vụ doanh nghiệp lựa chọn.
Ví dụ, doanh nghiệp thương mại có số lượng chứng từ thấp sẽ có khối lượng xử lý khác với doanh nghiệp sản xuất có nhiều nguyên vật liệu, hàng tồn kho và nghiệp vụ tính giá thành.
Doanh nghiệp nên kiểm tra gì trong báo giá?
Trước khi ký hợp đồng, nên làm rõ:
- Mức phí tính theo tháng, quý hay năm?
- Đã bao gồm hạch toán chưa?
- Đã bao gồm kê khai thuế chưa?
- Báo cáo tài chính có nằm trong gói không?
- Quyết toán được hỗ trợ ở phạm vi nào?
- Rà soát sổ sách có tính riêng không?
- Công việc phát sinh được tính phí như thế nào?
Một công ty kế toán minh bạch sẽ giải thích rõ cơ sở xây dựng mức phí để doanh nghiệp có thể chủ động cân đối ngân sách.
Có khả năng tư vấn thay vì chỉ nhập liệu
Đây là một trong những yếu tố tạo nên sự khác biệt giữa một đơn vị chỉ cung cấp dịch vụ kế toán cơ bản và một công ty dịch vụ kế toán có khả năng đồng hành lâu dài.
Trong thực tế, chủ doanh nghiệp thường phát sinh rất nhiều câu hỏi liên quan đến kế toán và thuế.
Chẳng hạn:
- Khoản chi này cần hồ sơ gì?
- Hóa đơn phát sinh vấn đề cần xử lý như thế nào?
- Hồ sơ thanh toán cần bổ sung những gì?
- Số liệu ngân hàng và sổ kế toán không khớp phải làm sao?
- Khi có thay đổi về chính sách thuế, doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Nếu đơn vị kế toán chỉ thực hiện đúng những gì được yêu cầu mà không chủ động tư vấn, doanh nghiệp có thể bỏ qua những vấn đề cần được xử lý sớm.
Một công ty kế toán chuyên nghiệp cần có khả năng giải thích vấn đề dễ hiểu, đưa ra phương án xử lý phù hợp và cảnh báo những rủi ro có thể xảy ra.
Đây cũng chính là giá trị mà doanh nghiệp nên tìm kiếm khi thuê dịch vụ kế toán bên ngoài.
Có chính sách bảo mật thông tin doanh nghiệp
Khi thuê ngoài kế toán, doanh nghiệp phải cung cấp nhiều dữ liệu quan trọng cho đơn vị dịch vụ.
Các thông tin có thể bao gồm:
- Doanh thu.
- Chi phí.
- Hợp đồng.
- Hóa đơn.
- Công nợ.
- Dữ liệu giao dịch.
- Thông tin người lao động.
- Báo cáo tài chính.
- Hồ sơ kế toán.
Đây đều là những thông tin quan trọng đối với hoạt động kinh doanh.
Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét chính sách bảo mật của công ty dịch vụ kế toán trước khi hợp tác.
Những nội dung nên được làm rõ
Doanh nghiệp nên kiểm tra:
- Ai được quyền tiếp cận dữ liệu?
- Hồ sơ được lưu trữ như thế nào?
- Phương thức trao đổi chứng từ ra sao?
- Khi kết thúc hợp đồng, dữ liệu được bàn giao như thế nào?
- Trách nhiệm bảo mật được quy định trong hợp đồng ra sao?
Một quy trình bảo mật rõ ràng giúp doanh nghiệp yên tâm hơn khi chia sẻ dữ liệu kế toán cho đơn vị bên ngoài.
Trách nhiệm của hai bên phải được ghi rõ trong hợp đồng
Một hợp đồng dịch vụ kế toán không nên chỉ có thông tin về mức phí.
Doanh nghiệp cần đọc kỹ những điều khoản liên quan đến trách nhiệm của hai bên.
Các nội dung cần kiểm tra
Hợp đồng nên thể hiện rõ:
- Phạm vi công việc.
- Thời hạn cung cấp chứng từ.
- Thời hạn hoàn thành công việc.
- Trách nhiệm của doanh nghiệp.
- Trách nhiệm của đơn vị cung cấp.
- Điều khoản bảo mật.
- Công việc ngoài phạm vi.
- Phương thức xử lý khi phát sinh vấn đề.
- Điều kiện chấm dứt hợp đồng.
- Quy trình bàn giao hồ sơ.
Việc phân định rõ trách nhiệm giúp quá trình phối hợp giữa doanh nghiệp và công ty kế toán thuận lợi hơn.
Doanh nghiệp cũng cần hiểu rằng chất lượng dịch vụ phụ thuộc một phần vào việc cung cấp chứng từ và thông tin đầy đủ, chính xác, đúng thời hạn.
Có khả năng đồng hành khi doanh nghiệp cần rà soát và quyết toán
Một công ty dịch vụ kế toán có năng lực cần có khả năng đồng hành cùng doanh nghiệp ở những thời điểm quan trọng, không chỉ thực hiện các công việc định kỳ.
Doanh nghiệp có thể cần hỗ trợ khi:
- Rà soát sổ sách.
- Kiểm tra chứng từ.
- Đối chiếu số liệu.
- Chuẩn bị hồ sơ quyết toán.
- Hoàn thiện hồ sơ còn thiếu.
- Xử lý chênh lệch số liệu.
- Chuẩn bị nội dung giải trình theo phạm vi dịch vụ.
Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên hỏi rõ:
“Nếu doanh nghiệp cần rà soát sổ sách hoặc chuẩn bị quyết toán, công ty sẽ hỗ trợ những công việc nào?”
Câu hỏi này giúp doanh nghiệp hiểu chính xác giá trị của gói dịch vụ.
Đối với các công việc liên quan đến quyết toán, giải trình hoặc làm việc với cơ quan quản lý thuế, phạm vi hỗ trợ cần được thống nhất cụ thể trong hợp đồng.
Checklist lựa chọn công ty dịch vụ kế toán
Trước khi đưa ra quyết định, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist sau:
- Có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực kế toán.
- Có đội ngũ chuyên môn phù hợp.
- Có kinh nghiệm với ngành nghề của doanh nghiệp.
- Phạm vi dịch vụ được mô tả rõ.
- Báo giá minh bạch.
- Có quy trình tiếp nhận và kiểm soát chứng từ.
- Có khả năng tư vấn khi phát sinh vấn đề.
- Có chính sách bảo mật thông tin.
- Hợp đồng quy định rõ trách nhiệm hai bên.
- Có khả năng hỗ trợ rà soát, quyết toán theo phạm vi thỏa thuận.
Nếu một đơn vị đáp ứng tốt những tiêu chí trên, doanh nghiệp sẽ có cơ sở tốt hơn để lựa chọn đối tác kế toán phù hợp.
Đại lý thuế Nguyên Anh cung cấp giải pháp kế toán phù hợp cho doanh nghiệp
Đại lý Thuế Nguyên Anh định hướng cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói theo nguyên tắc “Làm đúng ngay từ đầu – Hạn chế rủi ro về sau”.
Thay vì chỉ tập trung vào việc hoàn thành tờ khai và báo cáo, chúng tôi hướng tới việc hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hồ sơ, số liệu và hệ thống kế toán phù hợp với thực tế hoạt động.
Tùy theo quy mô và nhu cầu, doanh nghiệp có thể được tư vấn các nhóm công việc như:
- Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ.
- Hạch toán nghiệp vụ kế toán.
- Kê khai thuế định kỳ.
- Lập báo cáo tài chính.
- Rà soát và hoàn thiện sổ sách.
- Tư vấn các vấn đề kế toán, thuế phát sinh.
- Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ quyết toán theo phạm vi thỏa thuận.
- Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng dịch vụ.
Trước khi báo giá, việc khảo sát quy mô, lĩnh vực hoạt động, doanh thu, số lượng chứng từ và nhu cầu thực tế giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng phạm vi dịch vụ và tối ưu chi phí.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một công ty dịch vụ kế toán để đồng hành lâu dài, Thuế Nguyên Anh sẵn sàng tư vấn giải pháp phù hợp.
Câu hỏi thường gặp
Công ty dịch vụ kế toán cung cấp những công việc gì?
Tùy từng gói, dịch vụ có thể bao gồm hạch toán, kê khai thuế, lập báo cáo tài chính, kiểm tra chứng từ, rà soát sổ sách và tư vấn các vấn đề kế toán, thuế theo phạm vi hợp đồng.
Doanh nghiệp mới thành lập có nên thuê công ty kế toán?
Có thể cân nhắc. Đặc biệt khi doanh nghiệp chưa có bộ phận kế toán hoàn chỉnh, thuê ngoài giúp doanh nghiệp có thêm nguồn lực chuyên môn và giảm áp lực tuyển dụng nhân sự ngay từ đầu.
Giá dịch vụ kế toán có giống nhau giữa các doanh nghiệp không?
Không. Chi phí phụ thuộc vào quy mô, lĩnh vực, doanh thu, số lượng chứng từ và phạm vi công việc. Doanh nghiệp nên yêu cầu khảo sát thực tế trước khi nhận báo giá.
Nên chọn công ty kế toán giá rẻ hay công ty có dịch vụ toàn diện?
Không nên chỉ dựa vào giá. Doanh nghiệp cần cân nhắc giữa chi phí, phạm vi công việc, chuyên môn, khả năng tư vấn và mức độ đồng hành để lựa chọn phương án phù hợp.
Kết luận
Một công ty dịch vụ kế toán phù hợp không chỉ giúp doanh nghiệp hoàn thành công việc kế toán định kỳ mà còn hỗ trợ kiểm soát chứng từ, số liệu và chủ động hơn trong quá trình vận hành. Khi lựa chọn, doanh nghiệp nên đánh giá đồng thời năng lực chuyên môn, kinh nghiệm, quy trình, phạm vi dịch vụ, báo giá, bảo mật và khả năng đồng hành. Đây là cơ sở để tìm được một công ty kế toán phù hợp và đáng tin cậy.
Nếu doanh nghiệp đang cần tìm đơn vị kế toán đồng hành lâu dài, hãy liên hệ Thuế Nguyên Anh để được khảo sát nhu cầu và tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động và tình trạng kế toán thực tế.
Liên hệ ngay Thuế Nguyên Anh để được tư vấn và báo giá dịch vụ kế toán phù hợp.
———————
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THUẾ NGUYÊN ANH
Địa chỉ: Toà A1, đường Nguyễn Cơ Thạch, Hà Nội
Hotline: 0888 69 85 69
Email: thuenguyenanh.nac@gmail.com
