Ngay sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, một trong những công việc quan trọng đầu tiên mà chủ doanh nghiệp cần thực hiện chính là kê khai hồ sơ thuế ban đầu với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Đây là bước bắt buộc theo quy định pháp luật, giúp doanh nghiệp thiết lập nền tảng pháp lý – tài chính vững chắc ngay từ những ngày đầu hoạt động. Vậy kê khai thuế ban đầu là gì, hồ sơ kê khai thuế ban đầu gồm những giấy tờ nào, thời hạn nộp ra sao và cần lưu ý gì để tránh bị xử phạt? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nắm rõ toàn bộ quy trình.
Kê khai hồ sơ thuế ban đầu là gì?
Kê khai hồ sơ thuế ban đầu là thủ tục doanh nghiệp phải thực hiện với cơ quan thuế quản lý ngay sau khi được cấp mã số thuế và Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Thông qua việc kê khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cung cấp cho cơ quan thuế các thông tin cơ bản như: loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, phương pháp kế toán áp dụng, hình thức sử dụng hóa đơn, phương pháp tính thuế giá trị gia tăng…
Có thể nói, kê khai thuế ban đầu chính là bước “khai sinh” về mặt thuế cho doanh nghiệp. Nếu không hoàn tất thủ tục này, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc xuất hóa đơn, mở tài khoản ngân hàng, cũng như thực hiện các nghĩa vụ thuế định kỳ về sau.
Vì sao doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện kê khai thuế ban đầu?
Việc kê khai thuế ban đầu không chỉ là yêu cầu bắt buộc của pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp trong quá trình vận hành lâu dài.
Tuân thủ quy định pháp luật, tránh bị xử phạt
Theo quy định hiện hành, nếu doanh nghiệp chậm hoặc không thực hiện kê khai thuế ban đầu, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế với mức phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, tùy mức độ và thời gian chậm trễ.
Xác lập phương pháp kế toán, hình thức hóa đơn ngay từ đầu
Thông qua hồ sơ thuế ban đầu, doanh nghiệp đăng ký chế độ kế toán, phương pháp tính thuế GTGT (khấu trừ hay trực tiếp) và loại hóa đơn sử dụng. Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, chi phí và thực hiện quyết toán thuế chính xác sau này.
Tạo thuận lợi khi làm việc với cơ quan thuế
Hồ sơ kê khai thuế ban đầu đầy đủ, chính xác giúp doanh nghiệp được cơ quan thuế hỗ trợ kịp thời, hạn chế rủi ro bị thanh tra, kiểm tra đột xuất và thuận lợi hơn khi thực hiện các thủ tục hoàn thuế, xin cấp hóa đơn về sau.
Hồ sơ thuế ban đầu gồm những gì?
Đây là phần quan trọng nhất mà hầu hết doanh nghiệp mới thành lập quan tâm. Một bộ hồ sơ kê khai thuế ban đầu tiêu chuẩn thường bao gồm các giấy tờ sau đây.
Tờ khai đăng ký thuế theo mẫu 01-ĐK-TCT
Đây là mẫu tờ khai bắt buộc theo Thông tư số 86/2024/TT-BTC của Bộ Tài chính, thể hiện đầy đủ thông tin về doanh nghiệp như tên công ty, mã số doanh nghiệp, địa chỉ trụ sở, ngành nghề kinh doanh và thông tin người đại diện pháp luật.
Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
Là căn cứ pháp lý chứng minh doanh nghiệp đã được cấp phép hoạt động hợp pháp, thường được yêu cầu công chứng hoặc đối chiếu bản gốc khi nộp trực tiếp.
Quyết định bổ nhiệm Giám đốc và Kế toán trưởng
Hai văn bản này xác định rõ người chịu trách nhiệm điều hành và người chịu trách nhiệm về sổ sách kế toán của doanh nghiệp, là căn cứ để cơ quan thuế làm việc khi cần.
Tờ khai đăng ký hình thức kế toán, chế độ kế toán và phương pháp sử dụng hóa đơn
Thường gồm mẫu 02/ĐK-TCT theo Thông tư 86/2024/TT-BTC, dùng để đăng ký hình thức kế toán (nhật ký chung, chứng từ ghi sổ…), hệ thống tài khoản và loại hóa đơn dự kiến sử dụng (hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế).
Mẫu đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định
Doanh nghiệp cần đăng ký phương pháp khấu hao tài sản cố định dự kiến áp dụng (đường thẳng, số dư giảm dần hoặc theo sản lượng) ngay trong hồ sơ kê khai thuế ban đầu để làm cơ sở hạch toán chi phí về sau.
Mẫu đăng ký phương pháp khấu trừ thuế GTGT (mẫu 3.14)
Áp dụng cho doanh nghiệp đủ điều kiện và có nhu cầu đăng ký phương pháp khấu trừ thuế giá trị gia tăng thay vì phương pháp trực tiếp.
Hợp đồng thuê trụ sở hoặc giấy tờ chứng minh địa điểm kinh doanh hợp pháp
Cơ quan thuế yêu cầu tài liệu xác minh địa chỉ trụ sở là có thật và hợp pháp, có thể là hợp đồng thuê nhà/mặt bằng hoặc giấy chứng nhận quyền sở hữu nếu doanh nghiệp sử dụng địa điểm thuộc sở hữu riêng.
Giấy ủy quyền (nếu người nộp hồ sơ không phải đại diện pháp luật)
Trường hợp kế toán, nhân viên hoặc đơn vị dịch vụ thay mặt doanh nghiệp nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu, cần có giấy ủy quyền hợp lệ, ghi rõ nội dung, thời hạn và có xác nhận của người đại diện pháp luật.
Bản sao CCCD/hộ chiếu của người đại diện pháp luật
Dùng để đối chiếu, xác minh danh tính người đại diện hợp pháp của doanh nghiệp trong suốt quá trình làm việc với cơ quan thuế.
Lưu ý: tùy loại hình doanh nghiệp (TNHH, cổ phần, hộ kinh doanh…) và yêu cầu riêng của từng chi cục thuế, danh mục hồ sơ kê khai thuế ban đầu có thể được điều chỉnh thêm hoặc bớt một vài giấy tờ. Doanh nghiệp nên liên hệ trước với cơ quan thuế quản lý hoặc đơn vị dịch vụ kế toán để được hướng dẫn cụ thể theo từng địa phương.
Lưu ý quan trọng: Lệ phí môn bài đã chính thức được bãi bỏ từ 01/01/2026
Theo Nghị quyết 198/2025/QH15 được Quốc hội thông qua, kể từ ngày 01/01/2026, Nhà nước chính thức chấm dứt việc thu, nộp lệ phí môn bài đối với doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Đây là thay đổi quan trọng mà doanh nghiệp mới thành lập từ năm 2026 cần nắm rõ: khi thực hiện kê khai thuế ban đầu, doanh nghiệp không còn phải nộp tờ khai và tiền lệ phí môn bài như trước đây. Việc này giúp đơn giản hóa đáng kể bộ hồ sơ kê khai thuế ban đầu cũng như giảm bớt chi phí tuân thủ cho doanh nghiệp mới khởi nghiệp.
Tuy nhiên, đối với các nghĩa vụ lệ phí môn bài phát sinh trước ngày 01/01/2026, doanh nghiệp vẫn cần rà soát và hoàn tất theo quy định hiện hành để tránh bị truy thu về sau.
Thời hạn nộp hồ sơ thuế ban đầu
Về nguyên tắc, doanh nghiệp cần thực hiện kê khai hồ sơ thuế ban đầu càng sớm càng tốt, ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và mã số thuế. Việc chậm trễ không chỉ khiến doanh nghiệp không thể xuất hóa đơn, mở tài khoản ngân hàng phục vụ kinh doanh mà còn tiềm ẩn rủi ro bị xử phạt hành chính nếu để quá lâu mà không hoàn tất nghĩa vụ kê khai thuế ban đầu theo quy định.
Trên thực tế, phần lớn doanh nghiệp lựa chọn hoàn tất kê khai thuế ban đầu trong vòng 5–10 ngày làm việc kể từ ngày có Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, để đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh diễn ra suôn sẻ ngay từ đầu.
Quy trình nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Để việc kê khai thuế ban đầu diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp có thể thực hiện theo ba bước cơ bản sau theo quy trình nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu.
Bước 1: Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Doanh nghiệp tập hợp toàn bộ giấy tờ đã nêu ở phần trên, rà soát kỹ từng biểu mẫu, đảm bảo đầy đủ chữ ký, con dấu và thông tin chính xác trước khi nộp. Đây là bước quyết định phần lớn đến việc hồ sơ kê khai thuế ban đầu có được chấp thuận ngay lần đầu hay phải bổ sung nhiều lần.
Bước 2: Nộp hồ sơ đến cơ quan thuế quản lý
Doanh nghiệp có thể lựa chọn nộp trực tiếp hồ sơ thuế ban đầu tại Đội thuế/Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chính, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng thông tin thuế điện tử tại địa chỉ thuedientu.gdt.gov.vn bằng chữ ký số. Hình thức nộp online hiện được khuyến khích vì giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót và dễ dàng tra cứu tiến độ xử lý hồ sơ kê khai thuế ban đầu.
Bước 3: Theo dõi kết quả và nhận xác nhận
Sau khi tiếp nhận, cơ quan thuế thường phản hồi trong khoảng 3–10 ngày làm việc. Nếu hồ sơ hợp lệ, doanh nghiệp sẽ nhận được xác nhận đã hoàn tất kê khai thuế ban đầu; nếu thiếu sót, cơ quan thuế sẽ yêu cầu bổ sung và doanh nghiệp cần hoàn thiện trong thời hạn được thông báo.
Mức phạt khi chậm hoặc không thực hiện kê khai thuế ban đầu
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế, hóa đơn, doanh nghiệp không hoàn tất kê khai thuế ban đầu đúng hạn có thể bị xử phạt hành chính, đồng thời bị đưa vào diện doanh nghiệp có rủi ro cao về thuế, dẫn đến bị theo dõi và kiểm tra thường xuyên hơn. Ngoài ra, nếu chưa hoàn tất kê khai thuế ban đầu, doanh nghiệp cũng sẽ không thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ.
Một số câu hỏi thường gặp về kê khai hồ sơ thuế ban đầu
Doanh nghiệp chưa phát sinh doanh thu có cần kê khai thuế ban đầu không?
Có. Dù chưa có doanh thu, doanh nghiệp vẫn bắt buộc phải thực hiện kê khai thuế ban đầu để cơ quan thuế ghi nhận sự tồn tại hợp pháp và làm cơ sở cho các thủ tục tiếp theo như đăng ký hóa đơn, mở tài khoản ngân hàng.
Hồ sơ thuế ban đầu có bắt buộc nộp online không?
Khi kê khai hồ sơ thuế ban đầu thì không bắt buộc nộp online, nhưng phần lớn cơ quan thuế hiện khuyến khích doanh nghiệp nộp hồ sơ kê khai thuế ban đầu qua hệ thống thuế điện tử để rút ngắn thời gian xử lý và hạn chế sai sót.
Ai chịu trách nhiệm nếu kê khai thuế ban đầu sai thông tin?
Người đại diện pháp luật và người phụ trách kế toán là hai đối tượng chịu trách nhiệm chính về tính chính xác của hồ sơ thuế ban đầu. Nếu kê khai sai dẫn đến hậu quả về thuế, doanh nghiệp có thể bị truy thu và xử phạt bổ sung.
Có thể tự thực hiện kê khai thuế ban đầu mà không cần thuê dịch vụ không?
Hoàn toàn có thể, tuy nhiên do hồ sơ kê khai thuế ban đầu liên quan đến nhiều biểu mẫu và quy định thay đổi thường xuyên, nhiều doanh nghiệp mới lựa chọn sử dụng dịch vụ kế toán – thuế chuyên nghiệp để đảm bảo hồ sơ được chuẩn bị chính xác ngay từ lần nộp đầu tiên.
Kết luận
Kê khai hồ sơ thuế ban đầu là thủ tục nền tảng, quyết định doanh nghiệp có thể vận hành hợp pháp và thuận lợi trong suốt quá trình kinh doanh hay không. Việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ thuế ban đầu ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các rủi ro bị xử phạt mà còn tạo nền tảng vững chắc cho công tác kế toán, thuế về sau. Nếu doanh nghiệp còn băn khoăn về thủ tục hoặc muốn tiết kiệm thời gian, việc sử dụng dịch vụ kê khai thuế ban đầu từ đơn vị uy tín như Thuế Nguyễn Anh sẽ giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng, chính xác và đúng quy định pháp luật.
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THUẾ NGUYÊN ANH
Địa chỉ: Tòa A1, đường Nguyễn Cơ Thạch, Hà Nội
Hotline: 0888 89 65 69
Email: thuenguyenanh.nac@gmail.com
