Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập đang được rất nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm ngay sau khi nhận giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, bởi đây là giai đoạn dễ phát sinh sai sót nhất do doanh nghiệp vừa thiếu kinh nghiệm, vừa có nhiều thủ tục hành chính phải hoàn tất trong thời gian ngắn. Bài viết này tổng hợp đầy đủ những việc kế toán cần làm, các loại thuế cần lưu ý, sai lầm thường gặp và lý do doanh nghiệp nên sử dụng dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập ngay từ những ngày đầu hoạt động.
Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập gồm những công việc nào?
Ngay sau khi có giấy phép kinh doanh, doanh nghiệp không được phép chờ đến khi phát sinh doanh thu mới bắt đầu lo thủ tục kế toán – thuế. Có một loạt công việc mang tính bắt buộc, gắn với mốc thời gian cụ thể, nếu chậm trễ sẽ dẫn đến bị xử phạt hành chính. Đây cũng chính là những đầu việc cốt lõi mà một dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập chuyên nghiệp cần đảm nhận ngay từ ngày đầu tiên.
Trước tiên, doanh nghiệp cần treo bảng hiệu tại trụ sở, đăng ký chữ ký số điện tử để phục vụ việc nộp tờ khai thuế, nộp thuế điện tử qua mạng. Song song đó, kế toán cần làm thủ tục mở tài khoản ngân hàng và thông báo số tài khoản với Sở Kế hoạch và Đầu tư trong thời hạn quy định, bởi các hóa đơn mua bán hàng hóa, dịch vụ từ 20 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán qua ngân hàng mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần hoàn tất việc đóng lệ phí môn bài (nếu thuộc diện phải nộp), xây dựng hệ thống sổ sách kế toán ban đầu, lựa chọn phương pháp tính thuế GTGT phù hợp và đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội bắt buộc cho người lao động ngay khi ký hợp đồng lao động chính thức.
Kê khai thuế ban đầu
Kê khai thuế ban đầu là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện tại Chi cục Thuế nơi đặt trụ sở chính ngay sau khi thành lập. Hồ sơ kê khai ban đầu thường bao gồm: tờ khai đăng ký hình thức kế toán và loại hóa đơn sử dụng, quyết định bổ nhiệm giám đốc và kế toán trưởng (hoặc người phụ trách kế toán), phương pháp trích khấu hao tài sản cố định, cùng các thông tin liên quan đến ngành nghề kinh doanh, phương pháp kê khai thuế GTGT (khấu trừ hoặc trực tiếp).
Việc nộp đúng và đủ hồ sơ ngay từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, mà còn là căn cứ quan trọng để cơ quan thuế quản lý nghĩa vụ kê khai, nộp thuế của doanh nghiệp trong suốt quá trình hoạt động sau này. Đây cũng là bước nền tảng quyết định doanh nghiệp sẽ kê khai thuế GTGT theo tháng hay theo quý, áp dụng phương pháp khấu trừ hay phương pháp trực tiếp trên doanh thu.
Mua và phát hành hóa đơn điện tử
Sau khi đã có chữ ký số và tài khoản ngân hàng, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế trước khi phát hành hóa đơn cho khách hàng. Quy trình này bao gồm việc lựa chọn đơn vị cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử, gửi thông báo phát hành hóa đơn qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, và chỉ được xuất hóa đơn sau khi thông báo phát hành được cơ quan thuế chấp nhận.
Trong giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp gặp lúng túng khi thiết lập mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn hoặc chưa nắm rõ quy định về hóa đơn điện tử có mã và không có mã của cơ quan thuế, dẫn đến việc xuất hóa đơn sai quy cách, phải hủy và lập lại, ảnh hưởng đến uy tín với khách hàng. Vì vậy, đây là một trong những công việc nên được kế toán chuyên môn hỗ trợ ngay từ đầu để đảm bảo tuân thủ đúng quy định.
Các loại thuế doanh nghiệp mới cần lưu ý
Ngay từ năm đầu tiên hoạt động, doanh nghiệp đã phải thực hiện nghĩa vụ kê khai và nộp nhiều loại thuế khác nhau, dù có phát sinh doanh thu hay chưa. Đây cũng là một trong những nội dung quan trọng nhất mà bất kỳ dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập nào cũng phải nắm rõ để tư vấn đúng cho khách hàng. Dưới đây là những loại thuế quan trọng nhất mà doanh nghiệp mới thành lập cần đặc biệt lưu ý.
Lệ phí môn bài
Doanh nghiệp mới thành lập phải kê khai và nộp lệ phí môn bài chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng bắt đầu hoạt động kinh doanh. Một số trường hợp được miễn lệ phí môn bài trong năm đầu thành lập theo quy định hiện hành, tuy nhiên doanh nghiệp vẫn cần nộp tờ khai đúng hạn để cơ quan thuế ghi nhận diện được miễn, tránh bị nhắc nhở hoặc xử phạt không đáng có.
Thuế giá trị gia tăng (GTGT)
Doanh nghiệp mới thành lập thường kê khai thuế GTGT theo quý trong năm đầu tiên hoạt động. Kế toán cần xác định đúng phương pháp kê khai – khấu trừ hoặc trực tiếp trên doanh thu – ngay từ hồ sơ khai thuế ban đầu, bởi việc thay đổi phương pháp sau này khá phức tạp và có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi khấu trừ thuế GTGT đầu vào của doanh nghiệp.
Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)
Doanh nghiệp phải tạm tính và nộp thuế TNDN theo quý dựa trên kết quả kinh doanh thực tế, đồng thời thực hiện quyết toán thuế TNDN vào cuối năm tài chính. Việc xác định đúng khoản chi phí được trừ và không được trừ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp tránh bị truy thu, xử phạt khi quyết toán.
Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)
Doanh nghiệp có trách nhiệm khấu trừ, kê khai thuế TNCN đối với thu nhập từ tiền lương, tiền công của người lao động. Dù trong quý có phát sinh số thuế phải khấu trừ hay không, doanh nghiệp vẫn phải thực hiện quyết toán thuế TNCN theo mẫu quy định vào cuối năm.
Bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp
Khi ký hợp đồng lao động thuộc diện bắt buộc tham gia, doanh nghiệp phải đăng ký và đóng bảo hiểm đầy đủ, đúng hạn cho người lao động, đồng thời liên hệ Liên đoàn Lao động cấp huyện nơi đặt trụ sở để nộp kinh phí công đoàn theo quy định. Chậm trễ ở khâu này dễ khiến doanh nghiệp bị truy thu và phạt chậm đóng về sau.
Việc nắm rõ mốc thời gian, hồ sơ và phương pháp kê khai cho từng loại thuế ngay từ năm đầu tiên là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp vận hành đúng quy định pháp luật, tránh phát sinh rủi ro không đáng có.
Sai lầm thường gặp ở doanh nghiệp mới thành lập
Trong quá trình cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập, Nguyên Anh nhận thấy có một số sai lầm lặp đi lặp lại ở giai đoạn mới thành lập, gây ảnh hưởng không nhỏ đến hoạt động kinh doanh về sau.
Chậm hoặc bỏ sót hồ sơ kê khai thuế ban đầu
Nhiều doanh nghiệp không nắm rõ thời hạn nộp hồ sơ khai thuế ban đầu tại Chi cục Thuế quản lý, dẫn đến bị nhắc nhở hoặc xử phạt vi phạm hành chính ngay trong những tháng đầu hoạt động.
Lựa chọn sai phương pháp kê khai thuế GTGT
Việc chọn phương pháp khấu trừ hay trực tiếp không phù hợp với đặc thù kinh doanh có thể khiến doanh nghiệp mất quyền lợi khấu trừ thuế đầu vào, hoặc phải nộp thuế ở mức cao hơn mức cần thiết trong suốt cả năm hoạt động.
Thuê kế toán thiếu kinh nghiệm hoặc kiêm nhiệm nhiều việc
Ở giai đoạn đầu, không ít doanh nghiệp giao việc kế toán cho người chưa có chuyên môn sâu về thuế hoặc phải kiêm nhiệm nhiều đầu việc khác nhau, dẫn đến hạch toán sai ngay từ gốc – những sai sót này thường khó phát hiện và càng khó xử lý khi doanh nghiệp phát triển quy mô lớn hơn.
Thiếu chứng từ hợp lệ cho chi phí phát sinh
Nhiều chi phí thực tế phát sinh trong hoạt động kinh doanh nhưng không được lưu giữ hóa đơn, hợp đồng, chứng từ thanh toán đầy đủ, khiến khoản chi phí đó bị loại khi quyết toán thuế TNDN, làm tăng số thuế phải nộp một cách không cần thiết.
Không cập nhật kịp thời các quy định pháp luật thuế mới
Chính sách thuế thường xuyên có sự điều chỉnh, bổ sung. Doanh nghiệp mới thành lập nếu không có đội ngũ chuyên trách theo dõi sẽ dễ áp dụng sai quy định hiện hành, dẫn đến kê khai không chính xác và tiềm ẩn rủi ro bị truy thu khi cơ quan thuế kiểm tra.
Những sai lầm này, nếu không được phát hiện và điều chỉnh sớm, sẽ tích lũy qua nhiều kỳ kế toán và trở thành rủi ro lớn khi doanh nghiệp bị thanh tra, kiểm tra thuế trong tương lai.
Vì sao nên chọn dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập ngay từ đầu
Đối với doanh nghiệp mới thành lập, đặc biệt là doanh nghiệp vừa và nhỏ chưa đủ nguồn lực để xây dựng bộ phận kế toán nội bộ chuyên nghiệp, việc sử dụng dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập ngay từ những ngày đầu mang lại nhiều lợi ích thiết thực.
Thiết lập đúng hệ thống sổ sách ngay từ gốc
Dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập giúp doanh nghiệp thực hiện đúng và đủ toàn bộ thủ tục kê khai thuế ban đầu, lựa chọn đúng phương pháp kê khai thuế GTGT, thiết lập hệ thống sổ sách bài bản ngay từ gốc – điều rất quan trọng vì sai sót ở giai đoạn này thường khó phát hiện và sửa chữa hơn nhiều so với giai đoạn doanh nghiệp đã hoạt động ổn định.
Luôn cập nhật quy định pháp luật thuế mới nhất
Đội ngũ chuyên gia của đơn vị dịch vụ luôn theo dõi, cập nhật liên tục các quy định pháp luật thuế mới nhất, giúp doanh nghiệp tránh được rủi ro áp dụng sai chính sách, đồng thời được tư vấn các phương án tối ưu chi phí thuế trong khuôn khổ pháp luật cho phép.
Tối ưu chi phí so với duy trì kế toán nội bộ
Xét về bài toán chi phí, thuê dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập trong giai đoạn đầu thường tiết kiệm hơn đáng kể so với việc tuyển dụng, đào tạo và duy trì một bộ phận kế toán nội bộ, trong khi doanh nghiệp vẫn được đảm bảo về tính chuyên môn và độ chính xác của số liệu.
Tập trung nguồn lực vào hoạt động kinh doanh cốt lõi
Khi giao phó công việc kế toán – thuế cho đơn vị chuyên nghiệp ngay từ đầu, chủ doanh nghiệp có thể dành toàn bộ thời gian và nguồn lực để tập trung vào hoạt động kinh doanh cốt lõi, thay vì phải vừa vận hành công ty vừa lo lắng về các thủ tục hành chính, thuế vụ vốn không phải chuyên môn của mình.
Nếu doanh nghiệp của bạn vừa mới thành lập và đang cần một đơn vị đồng hành ngay từ những bước đầu tiên, Nguyên Anh cung cấp dịch vụ kế toán cho doanh nghiệp mới thành lập trọn gói, sẵn sàng tư vấn miễn phí, khảo sát tình hình thực tế và đề xuất giải pháp kế toán – thuế phù hợp nhất với quy mô, ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp bạn.
———————
CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THUẾ NGUYÊN ANH
Địa chỉ: Toà A1, đường Nguyễn Cơ Thạch, Hà Nội
Hotline: 0888 69 85 69
Email: thuenguyenanh.nac@gmail.com
