Dịch vụ kế toán uy tín: 9 tiêu chí lựa chọn doanh nghiệp cần biết

Lựa chọn dịch vụ kế toán uy tín giúp doanh nghiệp kiểm soát sổ sách, kê khai thuế đúng quy định và hạn chế rủi ro phát sinh. Vậy đâu là tiêu chí để đánh giá một công ty kế toán uy tín? Cùng Thuế Nguyên Anh tìm hiểu 9 tiêu chí quan trọng trước khi doanh nghiệp quyết định lựa chọn đơn vị đồng hành phù hợp.

Vì sao doanh nghiệp cần lựa chọn dịch vụ kế toán uy tín?

Kế toán là một trong những bộ phận quan trọng đối với quá trình vận hành doanh nghiệp. Không chỉ liên quan đến việc ghi nhận doanh thu, chi phí và lập báo cáo, công tác kế toán còn gắn với việc quản lý chứng từ, sổ sách, kê khai thuế và cung cấp thông tin tài chính phục vụ hoạt động kinh doanh.

Đối với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc xây dựng một bộ phận kế toán nội bộ đầy đủ đôi khi chưa phải phương án tối ưu. Doanh nghiệp có thể phải chi trả cho tuyển dụng, tiền lương, bảo hiểm, phần mềm, đào tạo và nhiều chi phí vận hành khác. Vì vậy, thuê ngoài kế toán đang trở thành lựa chọn phù hợp với nhiều doanh nghiệp.

Tuy nhiên, thuê dịch vụ kế toán không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể giao toàn bộ hồ sơ cho bất kỳ đơn vị nào. Một đơn vị thiếu kinh nghiệm có thể xử lý công việc theo hướng máy móc, chỉ tập trung vào kê khai mà chưa chú trọng đến việc kiểm soát số liệu và phát hiện rủi ro.

Một dịch vụ kế toán uy tín cần mang lại nhiều giá trị hơn thế. Đó là khả năng xử lý nghiệp vụ đúng, tư vấn kịp thời, kiểm soát hồ sơ, bảo mật thông tin và đồng hành cùng doanh nghiệp khi phát sinh vấn đề.

Vậy làm thế nào để lựa chọn đúng? Dưới đây là 9 tiêu chí doanh nghiệp nên xem xét trước khi ký hợp đồng.

9 tiêu chí lựa chọn dịch vụ kế toán uy tín

Năng lực chuyên môn và kinh nghiệm thực tế

Tiêu chí đầu tiên khi lựa chọn dịch vụ kế toán uy tín là năng lực chuyên môn của đội ngũ trực tiếp thực hiện công việc.

Kế toán không chỉ đơn thuần là nhập dữ liệu vào phần mềm. Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động, doanh nghiệp có thể phát sinh nhiều nghiệp vụ liên quan đến doanh thu, chi phí, công nợ, hàng tồn kho, tiền lương, tài sản và các nghĩa vụ thuế.

Một đơn vị có kinh nghiệm sẽ có khả năng nhìn nhận công việc ở nhiều góc độ hơn. Thay vì chỉ xử lý số liệu được cung cấp, kế toán cần biết đặt câu hỏi khi chứng từ hoặc nghiệp vụ có điểm chưa rõ ràng.

Doanh nghiệp nên tìm hiểu:

• Đơn vị đã hoạt động trong lĩnh vực kế toán bao lâu?
• Đội ngũ kế toán có kinh nghiệm thực tế không?
• Đã từng phục vụ doanh nghiệp cùng lĩnh vực chưa?
• Có người phụ trách cố định hồ sơ không?
• Có khả năng xử lý các nghiệp vụ phát sinh ngoài tình huống thông thường không?

Đặc biệt, doanh nghiệp sản xuất, xây dựng, thương mại hay dịch vụ sẽ có đặc thù kế toán khác nhau. Vì vậy, kinh nghiệm thực tế trong đúng ngành nghề là yếu tố rất đáng quan tâm.

Một công ty kế toán uy tín không nhất thiết phải là đơn vị có quy mô lớn nhất. Điều quan trọng là đơn vị đó có đủ chuyên môn để hiểu hoạt động của doanh nghiệp và xử lý công việc phù hợp.

Phạm vi dịch vụ được quy định rõ ràng

Trước khi lựa chọn dịch vụ kế toán uy tín, doanh nghiệp cần xác định chính xác mình đang thuê những công việc gì.

Trên thực tế, cùng được gọi là “dịch vụ kế toán trọn gói” nhưng phạm vi cung cấp của mỗi đơn vị có thể khác nhau. Có nơi tập trung vào kê khai thuế và báo cáo; có nơi cung cấp thêm hạch toán, rà soát sổ sách, tư vấn và hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh.

Một gói dịch vụ có thể bao gồm:

• Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ.
• Hạch toán nghiệp vụ kế toán.
• Kê khai thuế định kỳ.
• Lập báo cáo tài chính.
• Quyết toán theo phạm vi thỏa thuận.
• Tư vấn các vấn đề kế toán, thuế.

Một số doanh nghiệp lại cần thêm:

• Rà soát sổ sách kế toán.
• Kiểm tra và hoàn thiện chứng từ.
• Đối chiếu công nợ.
• Tư vấn hóa đơn.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ quyết toán.
• Hỗ trợ giải trình theo phạm vi hợp đồng.

Vì vậy, thay vì chỉ hỏi “dịch vụ kế toán bao nhiêu tiền?”, doanh nghiệp nên yêu cầu đơn vị cung cấp một bảng mô tả rõ các đầu việc đã bao gồm trong mức phí.

Phạm vi dịch vụ càng minh bạch thì doanh nghiệp càng dễ so sánh giữa các đơn vị và hạn chế phát sinh tranh chấp trong quá trình hợp tác.

Có quy trình làm việc chuyên nghiệp

Một dịch vụ kế toán uy tín cần có quy trình làm việc rõ ràng, đặc biệt là quy trình tiếp nhận và kiểm soát chứng từ.

Một quy trình cơ bản có thể được triển khai theo các bước:

Tiếp nhận chứng từ → Kiểm tra → Hạch toán → Đối chiếu → Kê khai → Báo cáo → Lưu trữ → Tư vấn và xử lý phát sinh.

Điều doanh nghiệp cần quan tâm không chỉ là đơn vị có thực hiện đủ các bước hay không, mà còn là cách kiểm soát ở từng bước.

Ví dụ, khi doanh nghiệp cung cấp một hóa đơn đầu vào, đơn vị kế toán có kiểm tra thông tin trên hóa đơn và hồ sơ liên quan trước khi hạch toán hay chỉ nhập số liệu theo chứng từ được gửi?

Khi số liệu giữa sổ kế toán và ngân hàng có chênh lệch, đơn vị có chủ động phát hiện và thông báo cho doanh nghiệp không?

Khi chứng từ chưa đầy đủ, kế toán có yêu cầu doanh nghiệp bổ sung kịp thời không?

Đây chính là những yếu tố tạo nên sự khác biệt về chất lượng giữa các đơn vị.

Một quy trình chuyên nghiệp không chỉ giúp công việc được thực hiện đúng tiến độ mà còn giúp doanh nghiệp phát hiện vấn đề sớm hơn, thay vì đến cuối năm mới bắt đầu rà soát.

Báo giá minh bạch và phù hợp với doanh nghiệp

Chi phí là yếu tố mà hầu hết doanh nghiệp đều quan tâm khi tìm kiếm dịch vụ kế toán uy tín. Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên lựa chọn chỉ dựa trên mức giá thấp nhất.

Chi phí dịch vụ kế toán có thể phụ thuộc vào nhiều yếu tố như:

• Doanh thu của doanh nghiệp.
• Lĩnh vực hoạt động.
• Số lượng hóa đơn, chứng từ.
• Số lượng lao động.
• Hàng tồn kho.
• Tình trạng sổ sách hiện tại.
• Khối lượng nghiệp vụ phát sinh.
• Phạm vi dịch vụ doanh nghiệp lựa chọn.

Ví dụ, một doanh nghiệp thương mại có số lượng chứng từ thấp sẽ có khối lượng công việc khác với doanh nghiệp sản xuất có nhiều nguyên vật liệu, hàng tồn kho và nghiệp vụ tính giá thành.

Do đó, một công ty kế toán uy tín cần giải thích được cơ sở xây dựng mức phí thay vì chỉ đưa ra một con số chung.

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp nên yêu cầu làm rõ:

Giá thấp chưa chắc đồng nghĩa với tiết kiệm. Điều quan trọng là doanh nghiệp cần so sánh giữa mức phí và giá trị thực tế nhận được.

Có khả năng tư vấn, không chỉ nhập liệu và kê khai

Một trong những yếu tố quan trọng để đánh giá dịch vụ kế toán uy tín là khả năng tư vấn.

Doanh nghiệp không chỉ cần một đơn vị nhận chứng từ, nhập dữ liệu và lập báo cáo. Trong quá trình hoạt động, chủ doanh nghiệp có thể gặp rất nhiều tình huống cần được giải thích và hướng dẫn xử lý.

Chẳng hạn:

• Khoản chi phí này cần chuẩn bị hồ sơ gì?
• Hóa đơn phát sinh có vấn đề thì nên xử lý như thế nào?
• Số liệu ngân hàng và sổ kế toán không khớp cần kiểm tra từ đâu?
• Khi thay đổi chính sách thuế, doanh nghiệp cần lưu ý gì?
• Hồ sơ kế toán cần bổ sung những chứng từ nào?

Nếu đơn vị kế toán chỉ thực hiện công việc theo dữ liệu được cung cấp mà không chủ động trao đổi, doanh nghiệp có thể bỏ qua những vấn đề đáng lẽ cần được xử lý sớm.

Một công ty kế toán uy tín cần có khả năng giải thích vấn đề rõ ràng, chỉ ra những điểm cần lưu ý và đề xuất hướng xử lý phù hợp với tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Đây cũng là giá trị quan trọng khiến doanh nghiệp lựa chọn thuê ngoài kế toán thay vì chỉ tìm một đơn vị có mức giá thấp.

Có chính sách bảo mật thông tin rõ ràng

Khi sử dụng dịch vụ kế toán, doanh nghiệp phải cung cấp cho đơn vị bên ngoài rất nhiều thông tin quan trọng.

Trong đó có thể bao gồm:

• Doanh thu.
• Chi phí.
• Hợp đồng.
• Hóa đơn.
• Công nợ.
• Sao kê và giao dịch ngân hàng.
• Thông tin người lao động.
• Báo cáo tài chính.
• Các dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh.

Đây là những thông tin có giá trị và cần được quản lý chặt chẽ.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng với một dịch vụ kế toán uy tín, doanh nghiệp nên kiểm tra điều khoản bảo mật thông tin.

Hợp đồng cần làm rõ trách nhiệm của đơn vị cung cấp dịch vụ trong việc tiếp nhận, sử dụng, lưu trữ và bàn giao dữ liệu.

Doanh nghiệp cũng có thể hỏi thêm:

• Ai được quyền tiếp cận hồ sơ?
• Dữ liệu được lưu trữ như thế nào?
• Khi kết thúc hợp đồng, hồ sơ được bàn giao ra sao?
• Trách nhiệm bảo mật được duy trì như thế nào sau khi kết thúc hợp tác?

Việc thống nhất những vấn đề này ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc bảo vệ dữ liệu.

Trách nhiệm của hai bên được quy định rõ trong hợp đồng

Một hợp đồng dịch vụ kế toán chuyên nghiệp cần thể hiện rõ trách nhiệm của cả doanh nghiệp và đơn vị cung cấp.

Doanh nghiệp nên kiểm tra các nội dung như:

• Thời hạn cung cấp chứng từ.
• Thời hạn hoàn thành công việc.
• Phạm vi công việc.
• Trách nhiệm của từng bên.
• Điều kiện bổ sung hồ sơ.
• Cách xử lý công việc ngoài phạm vi.
• Điều khoản bảo mật.
• Phương thức bàn giao hồ sơ.
• Điều kiện chấm dứt hợp đồng.

Đặc biệt, doanh nghiệp cần hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc cung cấp thông tin và chứng từ. Đơn vị kế toán chỉ có thể xử lý chính xác khi nhận được dữ liệu đầy đủ, kịp thời và trung thực từ doanh nghiệp.

Ngược lại, đơn vị cung cấp dịch vụ cũng cần thực hiện đúng những công việc đã cam kết.

Một hợp đồng càng rõ ràng thì quá trình phối hợp giữa hai bên càng thuận lợi.

Đây là yếu tố mà doanh nghiệp không nên bỏ qua chỉ vì đã thống nhất được mức giá.

Có khả năng đồng hành khi doanh nghiệp cần rà soát, quyết toán

Chất lượng của một dịch vụ kế toán uy tín thường được thể hiện rõ khi doanh nghiệp phát sinh những vấn đề cần xử lý.

Trong quá trình hoạt động, doanh nghiệp có thể cần:

• Rà soát lại sổ sách.
• Kiểm tra chứng từ.
• Đối chiếu số liệu.
• Chuẩn bị hồ sơ quyết toán.
• Hoàn thiện những hồ sơ còn thiếu.
• Xử lý chênh lệch số liệu.
• Hỗ trợ giải trình theo phạm vi hợp đồng.

Nếu đơn vị kế toán chỉ thực hiện kê khai định kỳ mà không có khả năng hỗ trợ những vấn đề này, doanh nghiệp có thể phải tìm thêm một đơn vị khác khi phát sinh nhu cầu.

Vì vậy, trước khi ký hợp đồng, hãy hỏi rõ:

“Khi doanh nghiệp cần rà soát sổ sách hoặc quyết toán thuế, đơn vị sẽ hỗ trợ những gì?”

Câu trả lời sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn giá trị thực tế của gói dịch vụ.

Đối với các công việc liên quan đến quyết toán, giải trình hoặc làm việc với cơ quan thuế, phạm vi hỗ trợ cần được thống nhất cụ thể trong hợp đồng.

Thông tin doanh nghiệp minh bạch và có uy tín

Tiêu chí cuối cùng là mức độ minh bạch của đơn vị cung cấp.

Trước khi lựa chọn một công ty kế toán uy tín, doanh nghiệp nên chủ động tìm hiểu:

• Thông tin pháp lý của đơn vị.
• Địa chỉ hoạt động.
• Thời gian hoạt động.
• Đội ngũ chuyên môn.
• Các dịch vụ đang cung cấp.
• Khách hàng và lĩnh vực đã phục vụ.
• Nội dung chuyên môn trên website.
• Phản hồi từ khách hàng.

Doanh nghiệp không nên chỉ dựa vào những lời quảng cáo như “uy tín số 1”, “giá rẻ nhất” hay “chuyên nghiệp hàng đầu”.

Thay vào đó, hãy xem đơn vị có thể chứng minh năng lực bằng những thông tin thực tế nào.

Một doanh nghiệp hoạt động nghiêm túc thường có thông tin tương đối minh bạch, quy trình dịch vụ rõ ràng và nội dung chuyên môn được xây dựng nhất quán.

Đây cũng là cơ sở để doanh nghiệp đánh giá mức độ phù hợp trước khi quyết định hợp tác lâu dài.

Checklist 9 tiêu chí lựa chọn dịch vụ kế toán uy tín

Trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp có thể sử dụng checklist dưới đây:

☐ Đơn vị có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói

☐ Đội ngũ phụ trách có chuyên môn phù hợp.

☐ Phạm vi dịch vụ được mô tả rõ ràng.

☐ Báo giá minh bạch, dễ hiểu.

☐ Có quy trình tiếp nhận và kiểm soát chứng từ, đặc biệt là đã có kinh nghiệm cung cấp dịch vụ tra soát sổ sách kế toán

☐ Có khả năng tư vấn khi doanh nghiệp phát sinh vấn đề.

☐ Có chính sách bảo mật thông tin.

☐ Trách nhiệm của hai bên được quy định rõ trong hợp đồng.

☐ Có khả năng đồng hành khi doanh nghiệp cần rà soát, quyết toán hoặc xử lý vấn đề kế toán, thuế theo phạm vi thỏa thuận.

Nếu một đơn vị đáp ứng tốt những tiêu chí trên, doanh nghiệp sẽ có cơ sở vững chắc hơn để đưa ra quyết định.

Giá trị thực sự của một dịch vụ kế toán uy tín

Doanh nghiệp không nên đánh giá dịch vụ kế toán chỉ bằng số lượng tờ khai hoặc mức phí phải trả mỗi tháng.

Một dịch vụ có giá trị cần giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình kế toán rõ ràng, kiểm soát chứng từ, theo dõi số liệu và chủ động hơn trước những vấn đề có thể phát sinh.

Có thể hiểu đơn giản:

Kế toán tốt không chỉ là ghi nhận số liệu, mà còn là kiểm soát số liệu.

Khi hệ thống kế toán được tổ chức tốt, doanh nghiệp có thể dễ dàng hơn trong việc theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ và tình hình tài chính.

Đồng thời, chủ doanh nghiệp cũng giảm bớt thời gian xử lý những công việc chuyên môn để tập trung vào hoạt động kinh doanh.

Tuy nhiên, mỗi doanh nghiệp có quy mô và đặc thù khác nhau. Vì vậy, không có một gói dịch vụ duy nhất phù hợp với tất cả.

Doanh nghiệp thương mại, sản xuất, dịch vụ hay doanh nghiệp mới thành lập đều cần được khảo sát dựa trên tình hình thực tế trước khi lựa chọn.

Dịch vụ phù hợp mới là dịch vụ mang lại hiệu quả tốt nhất.

Đại lý thuế Nguyên Anh – Đồng hành cùng doanh nghiệp trong công tác kế toán, thuế

Tại Nguyên Anh, chúng tôi định hướng dịch vụ kế toán theo nguyên tắc “Làm đúng ngay từ đầu – Hạn chế rủi ro về sau”.

Thay vì chỉ tập trung vào việc hoàn thành tờ khai và báo cáo, Thuế Nguyên Anh hướng tới việc hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động.

Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể được tư vấn các nhóm công việc như:

• Tiếp nhận và kiểm tra chứng từ.
• Hạch toán nghiệp vụ kế toán.
• Kê khai thuế định kỳ.
• Lập báo cáo tài chính.
• Rà soát và hoàn thiện sổ sách.
• Tư vấn các vấn đề kế toán, thuế phát sinh.
• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ quyết toán theo phạm vi thỏa thuận.
• Hỗ trợ xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện dịch vụ.

Điểm quan trọng là trước khi báo giá, doanh nghiệp cần được khảo sát về lĩnh vực hoạt động, doanh thu, số lượng chứng từ và phạm vi công việc. Từ đó, đơn vị kế toán mới có cơ sở tư vấn giải pháp phù hợp thay vì áp dụng một mức phí chung cho tất cả doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm dịch vụ kế toán uy tín, Thuế Nguyên Anh sẵn sàng tư vấn và đưa ra phương án phù hợp với nhu cầu thực tế.

Kết luận

Lựa chọn dịch vụ kế toán uy tín không nên chỉ dựa trên mức giá. Doanh nghiệp cần đánh giá đồng thời năng lực chuyên môn, kinh nghiệm, phạm vi dịch vụ, quy trình làm việc, khả năng tư vấn, bảo mật thông tin và trách nhiệm của đơn vị cung cấp. Một công ty kế toán uy tín cần giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hơn hệ thống kế toán và chủ động trước các vấn đề phát sinh.

Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm một đơn vị kế toán đồng hành lâu dài, Nguyên Anh sẵn sàng khảo sát nhu cầu thực tế và tư vấn giải pháp phù hợp với quy mô, lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.

Liên hệ ngay Đại lý thuế Nguyên Anh để được tư vấn và báo giá dịch vụ kế toán phù hợp.

———————

CÔNG TY TNHH TƯ VẤN THUẾ NGUYÊN ANH

Địa chỉ: Toà A1, đường Nguyễn Cơ Thạch, Hà Nội

Hotline: 0888 69 85 69

Email: thuenguyenanh.nac@gmail.com